Le caratteristiche del contratto di affitto uso ufficio e il nuovo ufficio residence
Il contratto di affitto ad uso ufficio è diverso dal contratto ad uso abitativo e rientra nella più ampia categoria dei contratti di locazione ad uso commerciale. Nel contratto in esame un soggetto (cd. locatore) cede ad un altro (cd. conduttore) il godimento di un immobile destinato all'esercizio dell'attività professionale o imprenditoriale di quest'ultimo, dietro pagamento di un corrispettivo. La durata dell'accordo, prevista dalla legge, è 6 anni più 6, ossia sei anni di contratto a canone concordato a cui può seguire un prolungamento di pari durata e solitamente alle medesime condizioni. Qualora, invece, l'immobile sia locato per lo svolgimento di attività alberghiere o assimilate (pensioni, case di cura, stabilimenti balneari, ecc.) la durata dell'affitto non può essere inferiore a nove anni, ma tali ipotesi sembrano esulare dal concetto di ufficio propriamente inteso e rientrare più in quello di immobile commerciale. E se le parti stabiliscono una durata inferiore? Il contratto avrà comunque la durata minima prevista dalla legge.
La prima parte del modello contrattuale identifica i due contraenti con i rispettivi dati anagrafici e l'immobile con specificazione dell'indirizzo, categoria catastale, vani, rendita catastale, ecc. Seguono le pattuizioni relative alla durata del contratto, alla facoltà di recesso anticipato del conduttore con preavviso di almeno 6 mesi, al prezzo, nonchè alla somma da versare anticipatamente a titolo di cauzione. Altre clausole toccano l'aggiornamento istat del canone, il divieto di cambiare la destinazione d'uso dei locali e di sublocarli a terzi, la ripartizione delle spese comprese quelle di registrazione, ecc.
Tutte le indicate caratteristiche e la rigida disciplina dettata dalla legge rendono la locazione ufficio una tipologia contrattuale poco adatta alle esigenze di immediata operatività, flessibilità e semplicità di smobilitazione proprie dell'attuale mercato: sempre più spesso le imprese e i prfessionisti hanno bisogno di aprire istantaneamente sedi in nuove città e/o di smobilitarle velocemente, di personalizzare pattuizioni e di avere servizi su misura per evitare di perdere tempo dietro all'ufficio, sottraendolo alla ricerca di clienti e allo svolgimento delle mansioni quotidiane. Proprio per tali motivi, in tempi recenti è nato e ha riscosso grande successo il servizio di ufficio residence prestato dai Business Centers: un ufficio istantaneo, già attrezzato di tutto, facilmente personalizzabile a seconda delle esigenze individuali (dimensioni, numero di postazioni, abbinamento a sala riunioni, servizi segretariali, di traduzione, ecc.), e smobilitabile in maniera più agile e veloce rispetto alla tradizionale disdetta dell'affitto ufficio (non solo nei tempi ma anche senza preoccuparsi di disdire utenze, di portar via arredi, dover licenziare personale di segreteria, ecc.). Tecnicamente qui siamo in presenza di un contratto di somministrazione periodica di servizi ad un'impresa e anche il regime fiscale è più favorevole data la totale deducibilità delle spese che consente, in presenza di un certo fatturato e di un idoneo regime fiscale, di avere l'ufficio praticamente gratis. L'ufficio residence, con la diffusione e il successo che sta avendo in tutto il mondo come incubatore di impresa, non sembra una moda passeggera ma l'evoluzione naturale del vecchio affitto: "è la chiave per essere competitivi sul mercato oggi e domani" afferma l'avv. Pisano Nicola titolare del Centro Uffici Aversa, Business Center in provincia di Caserta e vicino Napoli. "Nel mercato odierno ricorrere ad uno strumento vecchio e rigido come l'affitto ufficio per procurarsi una sede di lavoro non è più conveniente: è di gran lunga più vantaggioso sgravarsi dei costi e dei tempi da dedicare all'apertura e alla gestione dell'ufficio lasciando che se ne occupino strutture professionali e specializzate! Tantissime aziende lo hanno già capito da tempo; del resto anche Noi, pur essendo in provincia e non in una metropoli, abbiamo ospitato e ospitiamo tuttora multinazionali, case di produzione discografica e televisiva e persino un ordine professionale!". L'ufficio del futuro è già qui...